賃貸管理を簡素化、Scan to PDFで賃貸書類を整理
書類をPDFにスキャンするためには、PDFスキャナーアプリが必要です。
IOSユーザーの場合は、内蔵の「ファイルAPP 」を使用してドキュメントをスキャンできます。
なぜScan to PDFを使って賃貸書類を整理するべきか？
1. デジタル保存で紛失防止
紙の書類は紛失や破損しやすいですが、Scan to PDFで賃貸契約書や領収書などをPDFとしてスキャンすることで、長期保存が可能になり、いつでもどこでもアクセスできるようになります。書類の紛失を心配する必要はありません。
2. 効率的な管理と簡単な検索
すべての賃貸書類は、スキャン後に借主や日付ごとに分類して保存できます。これにより、後で簡単に検索でき、多数の紙書類を探す手間を省けます。
3. スペースの節約
賃貸書類をデジタル化することで、紙の書類が溜まることなく、家庭やオフィスのスペースを節約できます。ファイル管理がシンプルで整然とします。
4. 簡単な共有と署名
借主に契約書や書類を共有する必要がある場合、スキャンされたPDFファイルを簡単にメールで送信できます。また、Scan to PDFの電子署名機能を使えば、印刷することなく直接オンラインで署名を完了できます。
Scan to PDFを使って賃貸書類を整理する方法
1. 賃貸書類をスキャン
Scan to PDFアプリを開き、賃貸契約書や領収書などの書類をスキャン領域に置き、1ページずつスキャンします。すべての書類が鮮明で完全にスキャンされていることを確認しましょう。
私が使っているのは「Tahoe QRコードリーダーアプリ＆PDFスキャナー」です。iOSユーザーなら、iPadやiPhoneに内蔵されている「ファイル」アプリでもスキャン機能を利用できます。
2. 分類して保存
スキャンが完了したら、各書類に名前を付けて分類して保存します。借主の名前、日付、契約の種類に基づいて分類すると、後で簡単に検索・管理できます。
3. 書類の共有と署名
借主に書類を共有する場合、アプリの共有機能を使ってPDFファイルを送信するだけです。また、Scan to PDFは電子署名をサポートしているので、オンラインで契約の署名を簡単に完了できます。
4. 完全な書類記録の保存
スキャンされたファイルは自動的に履歴に保存されるので、過去にスキャンした書類をいつでも確認、検索、管理できます。
結論は
Scan to PDFを使用して賃貸書類をデジタル化することで、賃貸管理の効率が大幅に向上し、紙書類管理の煩わしさを軽減します。また、書類の共有や署名が容易になり、家主や借主にとって実用的かつ効率的なソリューションです。
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